File Google Sheets bán hàng của bạn đã quá sức chưa? Tự chấm điểm trong 3 phút
Google Sheets là công cụ khởi đầu tuyệt vời cho shop nhỏ: miễn phí, ai cũng biết dùng, mở trên điện thoại được. Vấn đề là nó không bao giờ báo cho bạn biết khi nào nó đã quá sức. File cứ chậm dần, rối dần, và mọi người quen dần với việc "mở file phải chờ".
Khỏi đọc dài, bạn tự chấm luôn: 10 câu dưới đây, câu nào "có" thì cộng 1 điểm.
Bảng chấm điểm
- Có từ 3 người trở lên cùng sửa một file mỗi ngày.
- Trong tháng qua, đã có lần ai đó lỡ xóa hoặc ghi đè dữ liệu của người khác.
- Mở file hoặc lọc dữ liệu phải chờ vài giây.
- Có công thức dài cả dòng mà chỉ một người hiểu.
- Số tồn kho trong file thường lệch với hàng thật.
- Mỗi ngày có người mất hơn 30 phút chỉ để chép dữ liệu từ chỗ khác vào file.
- Bạn muốn nhân viên chỉ thấy một phần dữ liệu (không thấy giá nhập, doanh thu) nhưng không làm được.
- Đã phải tách thành nhiều file rồi gộp lại bằng tay.
- Cuối ngày hoặc cuối tháng phải ngồi cộng số liệu bằng tay để làm báo cáo.
- Không biết ai đã sửa con số nào, vào lúc nào.
Kết quả
0 đến 2 điểm: file đang ổn. Cứ dùng tiếp, chỉ cần khóa những cột có công thức để tránh xóa nhầm.
3 đến 5 điểm: file cần dọn lại và tự động vài bước. Chưa cần đổi công cụ.
6 điểm trở lên: bảng tính đang làm chậm cả đội. Đã đến lúc tính chuyện phần mềm bán hàng hoặc một web app riêng.
Nếu bạn được 3 đến 5 điểm: dọn file thế nào
Phần lớn file bán hàng rối vì một trang vừa để nhập vừa để tính vừa để xem. Tách ra ba loại trang sẽ giải quyết được nhiều vấn đề nhất:
| Loại trang | Ai dùng | Quy tắc |
|---|---|---|
| Nhập liệu (đơn hàng, nhập kho) | Nhân viên | Chỉ có dữ liệu thô, mỗi dòng một đơn, không có công thức |
| Danh mục (sản phẩm, giá, khách) | Chủ shop | Ít thay đổi, khóa lại, chỉ chủ được sửa |
| Báo cáo (doanh thu, tồn kho) | Chủ shop | Toàn bộ là công thức đọc từ hai loại trên, không ai gõ tay vào |
Sau khi tách, dùng tính năng bảo vệ trang tính (Dữ liệu → Bảo vệ trang tính và dải ô) cho trang danh mục và trang báo cáo. Chỉ việc này thôi đã chấm dứt chuyện xóa nhầm công thức.
Bước tiếp theo là bỏ các bước chép tay: để đơn từ form hay website tự chảy vào trang nhập liệu, để báo cáo tự gửi vào nhóm chat cuối ngày. Muốn biết các bước chép tay đang tốn bao nhiêu tiền, dùng thử công cụ tính thời gian.
Nếu bạn được 6 điểm trở lên: đổi sang gì
Có hai hướng, và hướng đúng phụ thuộc vào câu hỏi: cách bạn bán hàng có giống số đông không?
- Giống số đông (bán lẻ, nhận đơn, giao hàng, quản lý kho cơ bản): dùng phần mềm bán hàng có sẵn trên thị trường. Rẻ, có ngay, có người hỗ trợ.
- Có điểm riêng (tính giá theo công thức riêng, quy trình duyệt nhiều bước, nhiều loại khách với chính sách khác nhau): phần mềm có sẵn sẽ ép bạn làm theo cách của họ. Lúc này web app làm riêng mới đáng tiền.
Dù chọn hướng nào, đừng xóa file cũ ngay. Chạy song song vài tuần, đối chiếu số liệu, rồi mới bỏ hẳn.
Câu hỏi hay gặp
Google Sheets chịu được bao nhiêu dòng?
Giới hạn chính thức rất lớn, nhưng thứ làm file chậm thường là số công thức tra cứu chéo giữa các trang, không phải số dòng. Một file vài nghìn dòng mà đầy công thức có thể chậm hơn file vài chục nghìn dòng chỉ có dữ liệu.
Chuyển sang Excel có đỡ hơn không?
Excel trên máy tính mạnh hơn khi xử lý số liệu lớn, nhưng làm chung nhiều người lại kém Google Sheets. Nếu vấn đề của bạn là nhiều người cùng sửa, Excel không giải quyết được.
Dữ liệu cũ có mang sang phần mềm mới được không?
Được, nếu dữ liệu đang sạch: mỗi dòng một đơn, mỗi cột một loại thông tin. Nên đây cũng là lý do nên dọn file trước rồi hẵng đổi.
Được 6 điểm trở lên?
Gửi tôi ảnh chụp cấu trúc file (che số liệu thật). Tôi sẽ nói bạn nên dọn lại, dùng phần mềm có sẵn, hay làm riêng.
Nhắn Zalo cho tôi