Cách làm bảng quản lý tồn kho bằng Google Sheets (có công thức copy sẵn)
Nhiều shop quản kho bằng cách mở file, tìm dòng sản phẩm, rồi sửa tay con số tồn. Cách này chạy được tới lúc có người sửa nhầm một số, và chẳng ai biết số đúng là bao nhiêu.
Cách chắc hơn: không bao giờ gõ tay số tồn. Chỉ ghi từng lần nhập, từng lần xuất. Số tồn để công thức tự cộng trừ. Sai thì lật lại lịch sử là thấy ngay sai ở lần nào. Bảng dưới đây làm theo đúng ý đó, mất chừng 30 phút.
Google và Facebook hay đổi giao diện, nên tên nút có thể lệch chút so với bài. Cứ tìm chữ gần giống là ra.
Cấu trúc: 2 trang là đủ
| Trang | Dùng để | Ai sửa |
|---|---|---|
| SanPham | Danh sách hàng, tồn đầu kỳ, mức báo sắp hết. Số tồn hiện tại tự tính ở đây. | Chủ shop |
| NhapXuat | Mỗi lần nhập hay xuất là một dòng | Nhân viên |
Đặt tên trang đúng như trên (không dấu, không cách) để công thức bên dưới copy vào là chạy.
Bước 1: Trang NhapXuat
Dòng 1 gõ tiêu đề 5 cột:
| A | B | C | D | E |
|---|---|---|---|---|
| Ngày | Mã hàng | Loại | Số lượng | Ghi chú |
| 16/10/2026 | BLB01 | Nhập | 50 | Nhập từ xưởng |
| 16/10/2026 | BLB01 | Xuất | 3 | Đơn chị Lan |
Cột C nên làm thành ô chọn để khỏi ai gõ "nhap", "NHẬP", "nhập kho" mỗi người một kiểu: bôi đen cột C → Dữ liệu → Xác thực dữ liệu → Trình đơn thả xuống → thêm 2 lựa chọn Nhập và Xuất.
Bước 2: Trang SanPham
Dòng 1 gõ tiêu đề 7 cột. 4 cột đầu bạn tự điền, 3 cột sau là công thức:
| A | B | C | D | E | F | G |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Mã hàng | Tên hàng | Tồn đầu | Báo khi còn | Đã nhập | Đã xuất | Tồn hiện tại |
| BLB01 | Bông lan trứng muối | 10 | 5 | công thức | công thức | công thức |
Dán 3 công thức sau vào dòng 2, rồi kéo xuống cho các dòng dưới:
Ô E2: tổng đã nhập
Ô F2: tổng đã xuất
Ô G2: tồn hiện tại
Báo lỗi công thức? Nếu file đang để vùng Việt Nam, Google Sheets dùng dấu chấm phẩy thay dấu phẩy. Đổi hết dấu , trong công thức thành ; là chạy. Xem vùng ở Tệp → Cài đặt.
Với ví dụ ở trên: tồn đầu 10, nhập 50, xuất 3, cột G sẽ ra 57.
Bước 3: Hàng sắp hết tự tô đỏ
- Ở trang SanPham, bôi đen từ A2 đến G200 (hoặc tới dòng cuối bạn cần).
- Định dạng → Định dạng có điều kiện.
- Ở "Định dạng ô nếu", chọn Công thức tùy chỉnh là, dán:
Chọn màu nền đỏ nhạt → Xong. Mặt hàng nào tồn xuống bằng hoặc dưới mức "Báo khi còn" là cả dòng đỏ lên. (Nhớ đổi phẩy thành chấm phẩy nếu file để vùng Việt Nam.)
Bước 4: Chặn gõ sai mã hàng
Gõ nhầm "BLB1" thay vì "BLB01" là công thức không cộng được. Ở trang NhapXuat, bôi đen cột B → Dữ liệu → Xác thực dữ liệu → Trình đơn thả xuống (từ một dải ô) → chọn dải SanPham!A2:A. Giờ nhân viên chỉ chọn được mã có trong danh sách.
Bước 5: Khóa trang SanPham
Bấm chuột phải vào tab SanPham → Bảo vệ trang tính → chỉ cho bạn sửa. Nhân viên vẫn xem được tồn kho, nhưng không lỡ tay xóa công thức được.
Mấy câu hay hỏi
Cuối tháng kiểm kho thấy lệch thì sửa sao?
Đừng sửa số tồn. Thêm một dòng ở NhapXuat, loại Nhập hoặc Xuất với số chênh lệch, ghi chú "Kiểm kho 31/10". Như vậy vẫn giữ được lịch sử là đã lệch bao nhiêu.
Bảng này dùng được bao lâu?
Vài trăm mặt hàng, vài chục lần nhập xuất mỗi ngày thì vẫn chạy tốt. Khi file bắt đầu chậm, hoặc bạn có nhiều kho, nhiều chi nhánh, thì xem bài dấu hiệu Google Sheets đã quá sức.
Bán hàng xong có tự trừ kho không?
Bảng này thì phải ghi tay một dòng "Xuất". Muốn đơn từ form đặt hàng tự trừ kho thì phải nối thêm, phần đó làm được nhưng là bước tiếp theo.
Bảng kho bắt đầu rối?
Khi có nhiều kho, nhiều người cùng nhập, hoặc muốn bán ra là tự trừ kho, nhắn tôi xem nên nâng cấp bảng hay chuyển sang công cụ khác.
Nhắn Zalo cho tôi