Cách làm form nhận đơn hàng bằng Google Forms, đơn tự chảy vào Google Sheets

16/10/2026 · Hướng dẫn · Duy Dự · 4 phút đọc

Khách nhắn đơn qua Facebook, qua Zalo, mỗi người một kiểu: người ghi thiếu số nhà, người quên số điện thoại, người ghi "như lần trước". Ngồi hỏi lại từng người mất cả buổi.

Cách rẻ nhất để gom đơn về một mối là một cái form Google. Miễn phí, làm mất chừng 20 phút, và mọi đơn tự xếp thành bảng trong Google Sheets. Làm theo từng bước dưới đây là xong.

Bước 1: Tạo form mới

Vào forms.google.com, đăng nhập Gmail của cửa hàng (nên dùng Gmail riêng cho shop, đừng dùng Gmail cá nhân). Bấm ô Trống để tạo form mới.

Đặt tên form là thứ khách sẽ thấy, ví dụ "Đặt hàng – Tiệm bánh Mai". Phần mô tả ngay dưới tên nên ghi vài thông tin khách hay hỏi: phí ship, thời gian giao, cách thanh toán.

Bước 2: Thêm các câu hỏi cần có

Mỗi câu hỏi bấm dấu + bên phải để thêm, chọn loại câu hỏi ở ô bên cạnh. Bộ câu hỏi tối thiểu cho một form đặt hàng:

Gạt nút Bắt buộc ở góc dưới mỗi câu hỏi. Đừng thêm quá nhiều câu, mỗi câu thêm vào là thêm một lý do để khách bỏ ngang.

Phần sản phẩm, ghi luôn giá vào tên lựa chọn, ví dụ "Bánh bông lan trứng muối – 120.000đ". Khách đỡ phải hỏi giá, bạn đỡ phải trả lời.

Bước 3: Chặn số điện thoại sai

Đây là bước nhiều người bỏ qua, rồi nhận về số điện thoại thiếu một số. Ở câu hỏi số điện thoại:

1. Bấm dấu ba chấm ở góc dưới bên phải câu hỏi → Xác thực câu trả lời.
2. Chọn Biểu thức chính quy → Khớp.
3. Dán đoạn này vào ô mẫu:

Mẫu kiểm tra số điện thoại Việt Nam (10 số, bắt đầu bằng 0)

Ô thông báo lỗi ghi gì đó dễ hiểu, kiểu "Số điện thoại gồm 10 số, bắt đầu bằng 0". Giờ khách gõ thiếu hay thừa số là form không cho gửi.

Câu số lượng cũng làm tương tự nhưng chọn Số → Lớn hơn → 0, để khỏi ai gõ chữ vào.

Bước 4: Nối form với Google Sheets

Lên trên cùng, bấm tab Câu trả lời → Liên kết với Trang tính → chọn Tạo bảng tính mới. Xong. Từ giờ mỗi đơn khách gửi sẽ thành một dòng mới trong bảng, có cả giờ gửi.

Bước 5: Bật email báo có đơn mới

Vẫn ở tab Câu trả lời, bấm dấu ba chấm → Nhận thông báo qua email cho các câu trả lời mới. Có đơn là Gmail báo. Muốn báo thẳng vào Zalo thì Google Forms không tự làm được, phải nối thêm công cụ tự động.

Bước 6: Gửi link cho khách

Bấm nút Gửi góc trên bên phải → chọn biểu tượng liên kết → tích Rút gọn URL → Sao chép. Link này gắn vào:

• Phần giới thiệu trang Facebook và tin nhắn chào tự động.
• Ảnh bìa hoặc bài ghim.
• Tin nhắn trả lời nhanh khi khách hỏi "đặt sao shop".

Mẫu tin nhắn trả lời nhanh

Bước 7: Dùng bảng đơn hàng cho đúng cách

Mở bảng tính vừa tạo. Có một luật quan trọng: đừng sửa, xóa hay chèn cột vào giữa các cột form tạo ra. Form ghi đơn theo đúng thứ tự cột, xáo lên là dữ liệu lệch.

Muốn theo dõi đơn thì thêm cột ở bên phải các cột có sẵn, ví dụ cột "Trạng thái". Bôi đen cột đó → Dữ liệu → Xác thực dữ liệu → thêm quy tắc Trình đơn thả xuống với các lựa chọn: Mới, Đã gọi, Đã gửi, Đã nhận tiền. Mỗi đơn chỉ cần bấm chọn, khỏi gõ.

Form Google chưa làm được gì

• Không tự tính tổng tiền khi khách chọn nhiều món.
• Không tự trừ tồn kho. Phần này xem bài làm bảng tồn kho bằng Google Sheets.
• Không gửi tin xác nhận qua Zalo cho khách.

Mấy cái này làm được nhưng phải nối thêm công cụ. Shop mới bắt đầu thì cứ dùng form như trên đã, khi nào đơn nhiều lên rồi tính.