Sao lưu dữ liệu cho shop nhỏ: quy tắc 3-2-1 giải thích dễ hiểu
Thử nghĩ xem: nếu sáng mai điện thoại của bạn bị mất, máy tính hỏng ổ cứng, hay tài khoản Google bị khóa, thì danh sách khách hàng và sổ đơn hàng của bạn còn ở đâu?
Nếu bạn khựng lại một chút thì nên đọc tiếp. Sao lưu nghe kỹ thuật vậy thôi, chứ thật ra giống photo giấy tờ nhà rồi cất một bản ở chỗ khác.
Quy tắc 3-2-1
Đây là quy tắc sao lưu được dùng rộng rãi nhất, dễ nhớ:
| Số | Nghĩa là | Ví dụ cho shop nhỏ |
|---|---|---|
| 3 bản | Dữ liệu gốc và 2 bản sao | File gốc trên Google Sheets, 1 bản tải về máy tính, 1 bản ở chỗ thứ ba |
| 2 loại nơi lưu | Không để tất cả ở cùng một kiểu chỗ | Một bản trên mạng (đám mây), một bản trên máy hoặc ổ cứng rời |
| 1 bản ở xa | Ít nhất một bản không nằm cùng chỗ với bản gốc | Ổ cứng rời để ở nhà, không để ở cửa hàng |
Mục đích: không có sự cố đơn lẻ nào (mất máy, cháy cửa hàng, bị khóa tài khoản) làm mất cả ba bản cùng lúc.
Cần sao lưu những gì
- Danh sách khách hàng (tên, số điện thoại, lịch sử mua).
- Sổ đơn hàng và công nợ.
- Sổ sách thu chi, hóa đơn.
- Ảnh sản phẩm gốc (chụp lại rất mất công).
- Danh sách tài khoản và nơi lưu mật khẩu.
- Dữ liệu website (nếu có): hỏi người làm web hoặc nhà cung cấp hosting xem có sao lưu tự động không.
Lịch sao lưu mẫu
Lịch sao lưu (copy, sửa theo cửa hàng của bạn)
Bước hay bị bỏ qua nhất: thử khôi phục
Sao lưu mà chưa bao giờ thử mở lại thì chưa chắc đã có sao lưu. File có thể hỏng, có thể thiếu trang, có thể là bản cũ từ nhiều tháng trước mà không ai để ý. Mỗi tháng, chọn ngẫu nhiên một file sao lưu và mở ra, kiểm tra dữ liệu mới nhất có ở trong đó không.
Lưu ý: Google Sheets tự lưu lịch sử phiên bản, rất tiện khi lỡ xóa nhầm. Nhưng nó nằm cùng tài khoản với bản gốc. Tài khoản bị khóa thì mất cả hai. Vì vậy vẫn cần bản tải về.
Khi nào nên tự động hóa việc sao lưu
Nếu bạn quên sao lưu hằng tuần quá ba lần, đó là dấu hiệu nên để máy làm. Một luồng tự động có thể mỗi tuần tự xuất file và gửi sang chỗ lưu thứ hai, không ai phải nhớ. Làm cái này rẻ mà đỡ lo hẳn.
Muốn sao lưu tự động?
Nhắn tôi dữ liệu của bạn đang nằm ở đâu (Sheets, phần mềm nào). Tôi sẽ gợi ý cách để máy tự sao lưu mỗi tuần.
Nhắn Zalo cho tôi